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  • 賃貸管理会社をトラブルなく解約・変更する方法。違約金や解約通知書は必要?

    2020.11.12

    アパート経営のビジネスパートナーである賃貸管理会社。

    しかし、契約している賃貸管理会社に不満が募ることもあると思います。

    たとえば

    ・毎月の手数料が高い

    ・入居者募集を任せていても、空室がなかなか埋まらない

    ・原状回復や定期清掃などの業務が雑

    ・委託している物件に関する報告がほとんどない

    ・入居者へのクレーム対応が頼りない

    など…。

    せっかく毎月高い管理手数料を払っているのに、我慢して同じ管理会社と契約し続けることはありません。

    賃貸管理会社は、途中で契約を解除して変更することができます。

    そこで、賃貸管理会社を

    ■解約する際にチェックしたい3つのポイント

    ■違約金が発生するケースとは?

    ■「解約通知書」の具体例(書式あり)

    ■賃貸管理会社をスムーズに解約・変更する流れ

    について解説します。

    これを読めば、賃貸管理会社とトラブルなく円満に解約手続きができること間違いありません。

    賃貸管理会社を解約する時にチェックしたい3つのポイント

    賃貸管理会社を解約したいと思ったら、まずは最初に交わした「契約書」の内容をチェックしましょう。

    下図は、国土交通省が策定している「賃貸住宅標準管理委託契約書」の一部です。

    ほとんどの賃貸管理会社が、この契約書をガイドラインに、各社でつくった契約書を使用しています。

    国土交通省「賃貸住宅標準管理委託契約書」より一部抜粋

    「契約書」の内容でチェックするポイントは、大きく以下の3点。

    1.契約の有効期間

    2.解約の申し入れは「いつ」「どのように」通達するか

    3.違約金が発生するかどうか

    ここからは、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

    1.契約の有効期間

    契約書には、契約の有効期間が明記されている場合があります。

    一般的には、「2年」ないし「3年」で契約更新とする賃貸管理会社が多いようです。

    契約の有効期間が切れる(更新の)タイミングで解約する場合は、ちょうど契約の効力が切れるので、特に問題はありません。

    では契約期間内には解約できないかというと、契約は途中で解除することもできます。

    ただし中途解約の場合は、違約金が発生する場合もあるので注意が必要です。

    違約金が発生するかどうかについては、詳しく後述します。

    2.解約の申し入れは「いつ」「どのように」通達するか

    契約書には、「解約する」という意思表示は、「いつ」「どのように」するべきか明記されていることが多いです。

    例えば国土交通省の「賃貸住宅標準管理委託契約書」には、第20条で解約の申し入れについて下記のように記載されています。

    国土交通省「賃貸住宅標準管理委託契約書」より一部抜粋

    解約するには、「少なくとも3か月前に文書により解約の申し入れを行う」ことが必要です。

    さらに3ヶ月分の賃貸管理手数料を支払えば、すぐにでも解約可能な旨も記載されています。

    つまり、契約書に記載された「いつ」「どのように」さえ守れば、賃貸管理会社との契約はいつでも解約することができます。

    契約書をよく読み、いつ・どのようにすれば・いつ解約できるのか、しっかりと確認しておくことがポイントです。

    3.違約金が発生するかどうか

    契約書には、解約の際に違約金が発生する旨が記載されている場合があります。

    国土交通省の「賃貸住宅標準管理委託契約書」には、違約金についての記載はありません。

    しかし賃貸管理会社によっては、契約書に解約時の違約金を記載している場合もあります。

    一般的には、中途解約の場合は「賃貸管理手数料○ヶ月分」の違約金が発生する、といったケースが多いようです。

    逆に解約時の違約金について契約書に記載がなければ、違約金は一切発生しません。

    仮に解約を申し出たオーナー様に、賃貸管理会社側が

    「解約する場合は、違約金や損害賠償を請求する」

    と主張した場合でも、契約書にそのような記載がなければ、オーナー様は何の違約金も賠償金も支払う必要はありません。

    契約書に

    ・解約時の違約金について記載があるか(なければ支払不要)

    ・記載があれば、その金額(「手数料〇ヶ月分」など)

    など、違約金についての記載内容をよく確認しておきましょう。

    賃貸管理会社に送る「解約通知書」の具体例

    賃貸管理会社を解約する際は、書面での解約申し入れが必要とされている場合がほとんどです。

    「解約通知書」は賃貸管理会社側で用意してくれることが多いですが、オーナー様ご自身で用意することも可能です。

    賃貸管理会社から引き留めにあうのが面倒な場合は、オーナー様で「解約通知書」を用意しておく方がスムーズです。

    「解約通知書」をつくる際は、以下の点を明確にしておく必要があります。

    ・契約を締結した日

    ・契約書の第何条に基づき解約を申し入れるのか

    ・契約を解約する日

    具体的な「解約通知書」の例は以下の通りです。

    オーナー様ご自身で「解約通知書」をご用意される場合は、ご参考ください。

      ○○年○月○日

    ○○不動産会社 御中

    賃貸住宅管理委託契約 解約の申し入れ

    謹啓 時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。また、平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。

    さて貴社と○○年○月○日に締結した賃貸住宅管理委託契約について、管理委託契約書第○条の規定(解約の申し入れ)に基づき○○年○月○日を以って本契約を解約することといたしますので、本書面にて通知いたします。

    謹白

    オーナー様住所
    オーナー様氏名

    ※上図の太字部分が、解約通知書に記載しておくべきポイント

    賃貸管理会社をスムーズに解約・変更する流れ

    賃貸管理会社をスムーズに解約するために、全体的な手続きの流れを把握しておきましょう。

    1.次に契約する賃貸管理会社を決めておく

    2.解約する賃貸管理会社に申し入れをする

    3.新旧の賃貸管理会社同士が引き継ぎを行う

    4.入居者に、管理会社の変更をアナウンスする

    それぞれのフローについて詳しく解説していきます。

    またトラブルなくスムーズに解約するために、確認しておくべきこと・決めておくべきポイントについても解説します。

    1.次に契約する賃貸管理会社を決めておく

    賃貸管理会社を解約したあと、管理業務に空白ができては賃貸経営に影響が出るばかりか、入居者にも迷惑がかかります。

    解約にあたって、現在の管理会社から無理な条件を言い渡された場合も、次に契約する管理会社を決めておけば相談することもできます。

    現在の管理会社に解約を申し入れる前に、次に契約する管理会社をあらかじめ決めておく方が安心です。

    2.解約する賃貸管理会社に申し入れをする

    契約書の内容をよく読み、

    ・契約の有効期間

    ・解約申し入れの時期や方法

    ・違約金の有無

    などに注意した上で、賃貸管理会社に解約を申し入れます。

    オーナー様が解約にあたって行動する必要があるのは、基本的にこの解約申し入れまでです。

    3.新旧の賃貸管理会社同士が引き継ぎを行う

    物件の管理状況・鍵の引き渡しといった実務的な引継ぎは、新旧の賃貸管理会社同士が行います。

    新旧の賃貸管理会社がおこなう、主な引き継ぎ内容は以下の通り。

    ・物件状況
    ・契約内容(原状回復やペットの飼育条件など)
    ・火災保険や家賃保証会社の加入状況
    ・鍵の所在
    ・管理の切替日
    ・家賃支払いの切替月
    ・入居者への管理会社変更通知の段取り

    オーナー様が、管理会社同士の実務の引継ぎに立ち会う必要はありません。

    しかし、

    ・家賃保証などに関わる、保証会社との契約の引き継ぎ

    ・クレームや家賃滞納などのトラブルを抱えた入居者がいれば、その対応

    ・空室があれば、その対策

    などは、管理会社間でどのように引き継がれ、どのように変化するのか。

    オーナー様ご自身で、しっかり確認しておいた方が良いポイントです。

    4.入居者に、管理会社の変更をアナウンスする

    賃貸管理会社が変わると、入居者にも以下のような影響がでます。

    ・家賃の振込先口座の変更

    ・管理会社の連絡先の変更

    家賃振込先の銀行が変わることで、新たに振込手数料が発生する入居者もいます。

    また管理会社が変わることで、共益費などが値上がりしないか不安を覚える入居者もいるでしょう。

    そのため、入居者には管理会社の変更について、その理由も含めて丁寧にアナウンスする必要があります。

    賃貸管理会社の弊社(株)アブレイズパートナーズでは、賃貸管理のご依頼をいただいた場合、入居者に対して

    ・書面による通知

    ・電話による内容の再確認

    によって、管理会社の変更や諸々のご連絡を行います。

    また必要に応じて、メールや訪問での対応も行います。

    管理会社の変更によって入居者に不安や不信感を感じさせないよう、アナウンスを丁寧に実施するのも、賃貸管理会社の重要な業務です。

    まとめ

    賃貸管理会社は、契約書に基づけばいつでも解約できます。

    しかし

    ・管理会社の変更に伴う諸々の手続き

    ・違約金の支払い

    ・入居者へのアナウンス

    など、わずらわしい面が気になるオーナー様もおられるでしょう。

    しかし、どんな賃貸管理会社を選ぶかによって、賃貸経営は大きく変わります。

    ・客付け力がある(=入居者募集に強い)

    ・賃貸管理手数料が安い

    ・空室対策に有効な提案ができる

    優良な賃貸管理会社を選ぶと、入居率が上がり、家賃収入が安定し、今よりコスト削減にもなる可能性があります。

    賃貸管理会社の解約・変更も賢い経営判断の1つ。

    現在の賃貸管理会社に不満を持っておられるオーナー様は、一度管理会社の変更をご検討されることもおすすめします。

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