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  • 不動産取引の電子契約とは? 賃貸オーナーの3つのメリットや注意点

    2022.05.09

    2022年5月、不動産取引の電子契約が解禁になります。

    不動産売買や賃貸契約では、宅建業法などで、重要事項を相手方に書面で交付することが定められていました。

    しかしデジタル改革関連法の成立により、宅建業法の一部が改正。

    2022年5月以降は、不動産の売買・賃貸などの電子契約が可能になりました。

    不動産取引が電子契約になると、手続きにどのような変化があるのでしょうか?

    また賃貸オーナー様や、賃貸経営への影響は?

    そこで、

    ■賃貸取引が電子契約になると変わること

    ■賃貸取引を電子契約にするメリット・デメリット

    ■業界注目!賃貸経営向きの電子契約システム3選

    ■不動産取引の電子化が賃貸経営におよぼす影響

    についてお伝えします。

    電子契約とは

    電子契約とは、電子署名を活用し、オンライン上で完結させる契約方式です。

    電子契約では、

    ・紙の書面→PDFファイルなどのデータ

    ・紙への署名・押印→電子署名

    ・郵送でのやり取り→メールなどでのやり取り

    ・現物保管→データ保管

    に変わります。

    【これまでの書面契約と電子契約のおもな違い】

    書面契約電子契約
    契約書の形態機密性の高いデータ
    (PDFファイルなど)
    署名・押印記入・判子電子署名
    やり取りの方法郵送メールなど
    保管方法現物保管データ保管
    (クラウド上など)

    電子契約は、これまでの書面契約に比べ

    ・契約手続きがスムーズかつスピーディー

    ・非対面で手続きできる

    ・ペーパーレス化促進

    といった特徴があります。

    署名・押印の代わりになる「電子署名」とは?

    電子契約では、署名・押印の代わりに電子署名を使います。

    電子署名には、本人証明非改ざん性証明のため

    ・電子証明書(印鑑証明書のようなもの)

    ・タイムスタンプ(電子署名をした時刻の記録)

    が付与されており、 署名・押印と同等の法的効力があります。

    また法的効力をもつ電子署名の基準が定められた電子署名法も、2001年に施行されています。

    しかし電子契約や電子署名は、

    ・世間の認知度や信頼度が低い

    ・根強い紙文化の慣行

    といった理由から、なかなか普及が進みませんでした。

    特に不動産取引の分野は、法令で重要事項説明書などの書面交付が求められていたため、電子契約化が遅れていました。

    「コロナ禍」 で加速した不動産取引の電子契約

    世の中の電子契約化の遅れを見直す契機になったのが、

    ・非対面ニーズの増加

    ・リモートワークの普及

    が一気に進んだコロナ禍でした。

    2021年には、デジタル改革関連法案が整備され、デジタル庁が新たに設立。

    DX(デジタルトランスフォーメーション)=デジタル化の発展による社会変革の推進が国策となり、 署名押印の省略・廃止など、電子契約への移行に向けた施策が強力に推進されるようになりました。

    不動産分野においても宅建業法の一部が改正され、2022年5月から、不動産取引の電子契約が可能になりました。

    不動産取引文書の電子契約化への社会実験

    不動産取引の電子契約化にあたっては、

    ・対面による重要事項の説明義務の緩和

    ・重要事項説明書のデジタル化

    といった社会実験がおこなわれました。

    社会実験に参加した事業者からのアンケート結果などを踏まえ、デジタル化の対象文書を選定。

    その結果、不動産取引においては

    ・契約書

    ・重要事項説明書

    が電子化の対象となりました。

    デジタル改革関連法では、宅建業法以外に、借地借家法や建築業法でも電子契約が可能な分野が拡大されています。

    そのため今後も、不動産・建築分野全体で、電子契約化によるペーパーレスが進むと思われます。

    賃貸取引が電子契約になると、手続きはどう変わる?

    賃貸取引においては、

    ■入居者との賃貸借契約

    ■入居者への重要事項説明

    電子契約で行うことができます。

    具体的には、

    ・賃貸借契約書等への署名・押印が、インターネット上でおこなう電子署名に代わる

    ・書面現物の郵送でのやり取りがなくなり、メールなどで契約手続きが完結する

    ・入居者への重要事項説明が、オンライン上でのリモート説明でOKになる

    ・契約書等のデータ保管が可能になる

    といった変更点があります。

    なお下記の契約は宅建業法の制約を受けず、重要事項などの書面交付義務がないので、法施行前でも電子契約が可能です。

    ・駐車場の賃貸借契約

    ・賃貸物件の更新

    ・貸主と借主が同一の賃貸借契約

    賃貸経営に電子契約を導入する3つのメリット

    電子契約を導入すると、賃貸経営において次の3つのメリットがあります。

    1.賃貸借契約における業務効率化

    2.入居者へのアピールポイントになる

    3.不動産会社の業務効率化

    それぞれのメリットについて詳しくご紹介します。

    1.賃貸借契約における業務効率化

    電子契約を導入すると、

    ・賃貸借契約がスムーズかつスピーディーに完了する

    ・手続き状況が把握しやくすくなる

    といったメリットがあります。

    書面での賃貸借契約の場合、入居者・保証人・オーナーなどの署名押印が必要な書類が多くあります。

    そのため入居者・保証人・不動産仲介会社・賃貸管理会社・オーナーと多くの関係者間で、郵送が頻繁におこなわれます。

    ※書面契約のイメージ

    多くの関係者間で1枚の書類が複数回郵送されるため、書類が誰の手にあるのか不明確で、紛失リスクも高くなります。

    また重要事項説明は対面説明が必要なため、入居者が不動産会社などの店舗まで出向く必要もあります。

    書面契約では、1度の賃貸借契約に膨大な時間・人件費がかかっているのが現状です。

    ※電子契約のイメージ

    しかし電子契約が導入されれば、

    ・書類のやり取りがメールなのでスピーディー

    ・データ管理なので、手続きの進捗状況が明確

    ・重要事項説明がオンラインミーティングで完結できる

    ため、賃貸借契約にかかる業務時間を大幅に削減できます。

    多忙なオーナー様の業務負担軽減はもちろん。

    遠方の賃貸物件の契約業務なども、スムーズかつスピーディーに完了できます。

    2.入居者へのアピールポイントになる

    賃貸借契約の電子化は、入居者にとってもメリットがあります。

    ・非対面で契約が完了できる

    ・不動産会社の店舗に行く手間・時間が省ける

    特に

    ・進学・就職・転勤・結婚などで遠方の賃貸物件を探している人

    ・多忙な共働き世帯

    などにとって、時間や手間が省ける電子契約対応物件を選ぶメリットは大きいでしょう。

    全国賃貸住宅新聞の調査によると、賃貸物件の入居者の約73%が、対面契約より電子契約を望んでいるという結果も出ています。

    入居希望者においても、不動産取引の電子契約へのニーズは高くなっているといえます。

    3.不動産会社の業務効率化

    電子契約を導入すれば、不動産会社にも

    ・業務コスト削減(印紙税・保管スペース削減など)

    ・業務時間削減(リモートワーク推進など)

    といったメリットがあります。

    たとえばデジタル化された文書には、収入印紙を貼付する必要がなくなるため、印紙税の削減が可能です。

    不動産は高額な資産なので、取引関係書類に貼付する収入印紙も高額になるため、不動産会社にとって大きなコスト節減になります。

    また契約書などがデジタル化されると、データはサーバーやクラウド上に保管されます。

    そのため事務所や店舗内で原本を管理・保管するスペースが不要になります。

    また契約書の作成・発送が不要になるため、業務時間や郵送コスト削減になるほか、リモートワーク推進にもなります。

    不動産会社の業務効率化が進めば、そのぶん空室対策や客付け業務が充実するなど、賃貸オーナー様にとってもメリットがあるでしょう。

    賃貸経営に電子契約を導入する2つのデメリット

    電子契約にはデメリットやリスクもあります。

    賃貸経営に電子契約を導入する際は、

    ・セキュリティ面

    ・コスト面

    などで、適切な対策を講じる必要があります。

    1.情報漏洩のリスク

    電子契約はオンライン上の取引です。

    そのためインターネットやパソコン端末などを介した、情報漏洩に気をつける必要があります。

    情報漏洩リスクを防ぐには、

    ・パソコンなどの端末セキュリティ強化

    ・インターネットのセキュリティ強化

    といった対策が必要になります。

    パソコンなどの端末セキュリティ対策

    ・パソコンへのアクセスログの保存

    ・閲覧権限の設定

    ・USBメモリなどの使用制限

    インターネットのセキュリティ対策

    ・ウィルス対策ソフトの導入

    ・データのバックアップ

    2.新規システムの導入コスト増

    賃貸経営に電子契約を導入するためには、新たなアプリケーションやシステムなどの導入コストが必要になります。

    システム導入は、委託先の賃貸管理会社がおこなうことがほとんです。

    しかし自主管理オーナー様の場合は、自身で電子契約システムを導入する必要があります。

    業界注目!賃貸取引におすすめの電子契約システム3選

    2022年5月の電子契約解禁に向け、各社から賃貸取引の電子契約システムがリリースを控えています。

    賃貸管理会社向けシステムがほとんどですが、賃貸経営オーナー様も、電子署名・データ保管などの機能を利用するユーザーとなります。

    賃貸オーナー様も知っておくべき、業界注目のおすすめシステムをご紹介します。

    1.電子契約くん

    出典:電子契約くん

    「電子契約くん」は、不動産賃貸取引のシステム会社大手、ITANDI(イタンジ)の電子契約システムです。

    ITANDIは「申込受付くん」「内見くん」など、賃貸取引にかかるオンラインシステム全般を手がけています。

    オンラインでリモート内見ができる「内見くん」を、委託先の賃貸管理会社が取り入れている場合も多いのではないでしょうか。

    不動産賃貸取引に特化した電子契約システムのため、シンプルで使いやすい操作が魅力。

    また「申込受付くん」など他システムと連携することで、業務効率をより高めることもできます。

    → 「電子契約くん」はこちら

    2.いえらぶサイン

    出典:いえらぶサイン

    「いえらぶサイン」は、不動産業務支援サービス「いえらぶCLOUD」を手がける、(株)いえらぶGROUPの電子契約システムです。

    電子署名大手「クラウドサイン」「GMOサイン」の電子署名を活用した、信頼度の高い契約システムが魅力。

    客付け~契約手続き~更新まで、すべての不動産業務を一気通貫でオンライン完結できます。

    → 「いえらぶサイン」はこちら

    3.賃貸革命10 電子契約オプション

    出典:賃貸革命10 電子契約オプション

    「電子契約オプション」は、賃貸管理システム「賃貸革命10」に、電子契約機能を追加できるオプションです。

    現在使っている契約書をそのまま電子化できるので、使い勝手が良いのが魅力。

    2022年4月のアンケート調査では、不動産会社が取り入れたい電子契約システムNo.1にも輝いています。

    → 「賃貸革命10 電子契約オプション」はこちら

    電子契約が賃貸経営におよぼす影響とは?

    賃貸契約の電子化は、不動産業界の業務効率を大きく高めるでしょう。

    しかし電子契約は、業界のDX(デジタルトランスフォーメーション)化の入口に過ぎません。

    デジタル化と技術発展が進むに連れて、賃貸経営の様々な側面で、変革が進んでいくと思われます。

    賃貸客付けのIT化加速

    賃貸物件の客付けにおいても、インターネットを活用したIT化が急速に進んでいます。

    具体的には

    ・Googleストリートビューによる物件周辺の画像提供

    ・オンラインによる物件外観や部屋の内見

    などが用いられるようになっています。

    インターネットの活用により、入居希望者は多彩な物件情報を容易に得ることができるようになりました。

    またコロナ禍以降、非対面による物件紹介を望む人が増えたことで、ストリートビューの利用や、オンラインによる物件の内見が増加しています。(※)

    (※)株式会社スペースリー「「コロナ禍における不動産事業者のDX状況および賃貸物件探し全国消費者意識調査レポート」発表」より

    AIによる家賃設定

    賃貸物件の家賃は、

    ・不動産業者やオーナーの経験や勘

    ・周辺相場

    などを根拠にして設定されています。

    しかしAIが発達すれば、

    ・物件の立地

    ・利便性

    ・築年数

    ・設備

    などの市場価値をAI判定して、より客観的な家賃設定を行える可能性があります。

    VRや3D画像による物件情報の提供

    オンラインによる物件の内見は現在も行われていますが、VR(バーチャルリアリティ:仮想現実)や3D化技術の発展により、さらに精緻な情報を提供することが可能になります。

    遠隔地にある物件の内見も、実体験のような感覚で行うことができるようになるでしょう。

    入居希望者は内見のために移動する必要がなくなり、短時間に多数の物件を内見することができます。

    また移動通信の5G化が普及すると、物件の3D映像をスマホで提供することも可能になるでしょう。

    DXに対応した不動産会社選択の必要性

    不動産仲介にAIやVRを活用するには、最新のシステムや設備機器の導入が必要になります。

    入居者を募集する際には、最新システムに対応した不動産会社を選択することが必要です。

    DXへの対応が遅れた不動産会社に依存していると、物件が入居希望者の選択肢に入らなくなるおそれがあります。

    物件の美観維持の必要性がより高まる

    オンラインでの物件選びでは、建物や付帯設備の外観など、物件の第一印象が重要なポイントになります。

    物件の維持管理が不十分で、外観が劣化した物件は第一印象が悪くなり、オンラインによる内見で敬遠され、空室率が高くなってしまうおそれがあるのです。

    入居希望者にオンラインでアピールするには、物件の美観を維持することが重要です。

    そのためには、日常的な補修・メンテナンスの他に、必要に応じて大規模修繕を実施する必要があります。

    適切な維持管理や補修・修繕を行なっていれば、築年数が古い建物でも十分な美観が維持でき、ライバル物件と対抗できるでしょう。

    まとめ

    賃貸取引が電子契約になると、

    ■入居者との賃貸借契約が、「メール」のやり取りで完結できる

    ■入居者・保証人・オーナーの署名押印が、「電子署名」に代わる

    ■入居者への重要事項説明が、「オンライン説明」でOKになる

    といった変化があります。

    賃貸契約を電子化することで、

    ・契約手続きがスムーズかつスピーディーに完了する

    ・業務効率化

    ・入居者の非対面ニーズに応えられる

    といったメリットがあります。

    一方、

    ・インターネットやパソコン端末を介した情報漏洩リスク

    ・電子契約システムの導入コスト増

    といったデメリットも。

    入居者の電子契約ニーズの高まり・時代のDX化やペーパレス化への流れを鑑みると、賃貸経営においても、電子契約への対応は不可避といえるでしょう。

    さらに今後、不動産取引の分野では、デジタル化・ペーパーレス化の流れは加速していくと考えられます。

    デジタル化が進めば、そこから新たなビジネスが生まれ、業務の変革などが進んでいきます。

    賃貸経営分野でも、例えば

    ・膨大な物件情報と入居希望者のライフスタイルや予算をAIがマッチングして物件を評価し、情報を提供する

    ・入居希望者は、現地に赴かなくてもVRシステムで物件の内見を行い、Web上で電子契約を交わす

    というような変化が起きることが想定されます。

    これからの賃貸経営では、電子契約はもちろん、DX化の流れに対応していくことが必要になるでしょう。

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